Catatan Asep Haryono
Di era serba digital seperti sekarang ini sudah lumrah masyarakat pada umumnya menggunakan sarana teknologi untuk memudahkan aktititas sehari hari. Dunia digital sekarang sudah hal yang sepertinya wajib, mau tidak mau, harus diikuti oleh semua orang.
Semua serba digital termasuk upaya kita mengamankan dokumen dokumen atau surat surat berharga anda. Secar sederhana semua dokumen penting tersebut dipindahkan atau membuat soft copy dalam bentuk digital selain penyimpanan secara fisik berupa dokumen aseli dan salinan fotokopinya juga dalam bentuk file scan. Hal ini untuk menghindari hal hal yang tidak diinginkan yang bisa menyebabkansurat surat berharga anda lenyap tanpa berbekas karena aksi kejahatan (pencurian), Kebakaran atau hilang tercecer.
Memang jika anda sudah memiliki salinan surat surat berharga itu (KTP, Ijasah, Sertifikat dan sejenisnya-red) dalam bentuk fotokopi sudah tepat. Namun belum aman. Karena salinan fotokopi surat surat berharga dan penting juga tidak terlepas dari ancaman hilang, tercecer, atau hilang karena faktor kejahatan (pencurian), kebakaran, atau kelalaian anda sendiri seperti tertinggal di sekolah, di kampus, di tengah jalan dan sebagainya.
Ada 2 (dua) cara dalam mengamankan dokumen dan atau surat surat berharga anda (KTP, Ijasah, Sertifikat, dan sejenisnya) yakni dengan membuat salinan fotokopi dan membuat salinan dalam bentuk digital scan. Bahkan hanya dengan menggunakan camera phone (ponsel berkamera) juga bisa namun presisi, kuliatas dan keakuratannya tidak sepresisi dengan menggunakan scanner machine (mesin scanner). Lalu apa langkah selanjutnya jika semua dokumen itu berhasil di scan dalam bentuk file?
Bisa di simpan dalam bentuk file di simpan dalam komputer dan atau laptop anda. Selain itu disarankan untuk mengirimkan file file surat penting dan berharga anda itu ke email anda sendiri. Boleh juga anda membuat email baru yang hanya berisi foto foto dan arsip file file yang sudah di scan. Dengan kata lain anda bisa menyiapkan sebuah email khusus yang berisi file file scan anda sebagai storage (penyimpanan) digital. Waspada juga terhadap password email anda, jangan sampai ditembus hacker atau orang lain.
 |
| DOKUMEN : Arsip penting seperti ijasah, sertifikat dan sejenisnya agar segera dilakukan pengamanan baik fisik atau digital. Foto Asep Haryono |
Contoh Kasus
Contoh kasus : Bahkan ada kasus yang ekstrim terjadi menimpa salah satu sahabat saya saya. Saya rahasiakan namanya untuk alasan melindungi nara sumber dan untuk menghindari hal hal yang tidak diinginkan. Sahabat saya ini beberapa tahun yang lalu tertimpa musibah, rumahnya dimasuki tamu yang tidak diundang (baca : pencuri).
Tas miliknya yang berisi surat surat penting seperti ijasah TK - sarjana atas nama nya, juga ijasah sekolah anak anaknya berserta sebuah laptop lenyap disambar sang pencuri. Dia mengaku tidak memiliki dokumen salinan fotokopi sama sekali. Kalau sudah begini akan runyam urusannya.
Bagaimana petugas akan menelusuri dokumen atau surat penting yang tidak ada salinan fotokopinya sama sekali. Jika anda kan memudahkan petugas dalam menceknya dengan hanya melihat nomor Induk, nomor registrasi atau nomor ID dokumen tersebut dalam komputer dan data yang dicari akan muncul di layar dan tinggal memprint kembali. Mudahkan mereka dalam membantu kesulitan anda.
Karena jika hilang atau tercecer jika sudah memiliki foto kopi atau salinan, bisa memudahkan dalam penggantian baru. Ini saya alami sendiri saat kartu NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) saya hilang namun saya memiliki salinan fotokopinya di rumah. Saya langsung ke kantor Pajak dan melaporkan kejadian ini kepada bagian urusan NPWP.
Saya hanya diminta memberikan salinan fotokopi nya dan saat itu juga kartu NPWP saya bisa dibuat lagi (baru) dengan nomor NPWP yang sama. Jelas di sini bahwa jika NPWP hilang dan anda memiliki salinan fotokopinya ini akan memudahkan petugas dalam memveirifkasi dengan melihat nomor ID nya saja, dan bisa dicetak kembali. Sudah saatnya digitalkan surat surat penting anda (Asep Haryono)